Optimierung der Warenwirtschaft für einen Produzenten von Süßwaren

Ausgangssituation: Das Unternehmen, ein renommierter Hersteller von Süßwaren, war aufgrund seines traditionellen Wachstums und der Ausweitung seiner Vertriebskanäle (inklusive eines Online-Shops) mit einer zunehmenden Komplexität konfrontiert. Das vorhandene Warenwirtschaftssystem konnte die neuen Anforderungen, besonders die Integration verschiedener Vertriebs- und Produktionsprozesse, nicht mehr effizient unterstützen.

Projektziel: Ziel war es, ein modernes System zu finden und zu implementieren, das die Unternehmensprozesse vereinfacht, die Verwaltung von Direktverkauf und Produktionsaktivitäten verbessert und die Vertriebskanäle effizient integriert.

Komplexe Anforderungen verstehen: Zu Beginn des Projekts wurde eine gründliche Analyse der bestehenden Betriebsabläufe durchgeführt. Diese Ist-Aufnahme war entscheidend, um die spezifischen Herausforderungen des Unternehmens zu verstehen. Der Kunde hatte mit einer Vielzahl von Vertriebskanälen zu kämpfen, darunter B2B-Firmenkunden, B2C-Veranstaltungen und Online-Verkauf, die alle eine integrierte Datenverwaltung und Prozesssteuerung erforderten. Das bestehende System bot nicht die notwendige Flexibilität oder Effizienz, um diese Kanäle effektiv zu unterstützen, was oft zu Zeitverlust und Doppelarbeit führte.

Anpassung an spezifische Bedürfnisse: Ein wichtiger Teil der Bedarfsanalyse war die Identifikation von speziellen Kundenwünschen und die Anforderungen an die Produktpräsentation und -konfektionierung, die besonders im Direktverkauf und bei Veranstaltungen kritisch waren. Es wurde deutlich, dass das neue System nicht nur den Verkauf und die Buchhaltung unterstützen, sondern auch spezialisierte Funktionen für das Event-Management und personalisierte Produktbündelungen bieten musste.

Strategische Planung und Softwareauswahl: Basierend auf der initialen Analyse entwickelten wir einen strategischen Plan, der die Auswahlkriterien für die neue Software definierte. Die Systeme umfassten VARIO, Sage, Alpha Plan, tricoma, Lexware. Somit wurden Branchenlösungen aber auch universellere Systeme zur Auswahl hinzugezogen. Des Weiteren wurden die Module Lagererfassung, Schnittstellen zu Shopsystemen, Handscanner, Kassensystemschnittstellen, CRM Fähigkeit analysiert.  Dabei wurden verschiedene Systeme gründlich bewertet, um sicherzustellen, dass die endgültige Wahl die Anforderungen des Kunden in Bezug auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integrationstiefe erfüllte. Die Entscheidung fiel auf eine Lösung, die speziell darauf ausgerichtet war, die identifizierten Bedürfnisse zu adressieren und gleichzeitig Fördermittel und finanzielle Unterstützung für die Implementierung zu bieten.

Phasen der Implementierung und Schulung: Nach der Entscheidung  folgte eine detaillierte Umsetzungsphase, in der die Software schrittweise in den Betrieb des Kunden integriert wurde. Diese Phase beinhaltete nicht nur technische Installation und Systemintegration, sondern auch umfassende Schulungen für die Mitarbeiter, um eine hohe Akzeptanz und effiziente Nutzung des neuen Systems zu gewährleisten. Besonderes Augenmerk wurde auf die Schulung der Endbenutzer gelegt, da die erfolgreiche Adoption der neuen Lösung entscheidend von ihrem Engagement und Verständnis abhing.

Operative Verbesserungen: Durch die Einführung des neuen Systems konnte das Unternehmen seine Buchhaltungs- und Vertriebsprozesse deutlich beschleunigen, was zu erheblichen Zeitersparnissen führte. Ein verbessertes Lagermanagement und die effiziente Handhabung der Kundenbeziehungen durch das CRM-System trugen zusätzlich zur Steigerung der operativen Effizienz bei.

Langfristige Vorteile: Die Digitalisierung ermöglichte eine bessere Anpassung an Marktveränderungen und eine gesteigerte Kundenzufriedenheit durch schnellere und präzisere Serviceleistungen. Das Unternehmen konnte eine neue Stufe der Digitalisierung erreichen, was nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit verbesserte, sondern auch nachhaltiges Wachstum förderte.