Unsere Methoden für Ihr Wachstum

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit Fördermittel für ein internationales Maschinenbauunternehmen

Ihr Investitionsberater und Projektleiter. Nichts spricht lauter als Erfolg in der Praxis. Deshalb präsentieren wir Ihnen ein konkretes Praxisbeispiel aus dem Bereich der Digitalisierung. Erfahren Sie, welche Möglichkeiten Matik für Sie eröffnen kann.

Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Einführung eines DMS

Es sollte das Papier abgeschafft werden.

Viele handschriftliche Notizen führten im Dokumentenworkflow zu intransparenten Informationen. Hauptziel war die Schaffung eines besseren Liquiditätsmanagement. Denn gestaute Belegflüsse führten zu unplanbaren Liquiditätsauswirkungen.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) war die Lösung. Doch damit das System auch gute Ergebnisse liefern konnte, musste Transparenz in den Abläufen geschaffen werden, um diese später auch in einen digitalen Prozessen zu wandeln.

Erstgespräch

Sie möchten investieren und brauchen eine Lösung, um Ihr Ziel zu erreichen?
│ Sie erläutern uns Ihre Ziele.

IST-Stand aufnehmen

Wir führen mit Ihren relevanten Ansprechpersonen einen 45- minütigen Prozessworkshop durch. Ihr Personal beschreibt den aktuellen Ablauf aus ihrer Sicht.
│ Wir erstellen Ihre Prozesslandkarte.

Lösungsweg prüfen

Sie haben bereits ein Angebot, das die Lösung beschreibt? Sie müssen sich auf Ihren Dienstleister verlassen können.
│ Wir prüfen neutral die Kompatibilität des Angebots mit Ihren Zielen.

SOLL-Prozesse festlegen, Umsetzbarkeit absichern

Aus den wertvollen Aussagen Ihrer Mitarbeiter und der Dienstleister ergibt
sich ein Prozesslastenheft. Das Prozesslastenheft bildet somit die Basis für
die Softwareeinführung.
│ Sie erhalten den von uns – auf Grundlage Ihrer Angaben – entwickelten
SOLL-Prozess.

Kosten/Nutzen sichtbar machen

Mithilfe der Landkarte können Sie nun konkret den Vorteil der Investition rechenbar machen. Die durch Ihre Abteilungsleiter abgeschätzten Zeitaufwände im IST- und SOLL-Prozess bilden die Grundlage zur Ermittlung der bisherigen Kosten sowie des zukünftigen Nutzens.
│ Wir machen den Kosten/Nutzen-Abgleich für Sie sichtbar.

Fördermittel recherchieren

Aus Ihren Zielen und den vorab ermittelten IST- und SOLL-Prozessen recherchieren wir passende Förderprogramme, die Ihr Projekt finanziell unterstützen.
│ Wir erstellen für Sie auf Wunsch den Antrag und übergeben diesen unterschriftsbereit.

Optimierung Vertriebsprozesse Matik Bremen

Softwareentscheidung treffen und Integration starten

Ihre Integration startet mit einem Workshop. Dieser benötigt eine klare Agenda, um nachhaltig wirksam zu sein. Im Ergebnis wird der SOLL-Prozess im Commitment aller Beteiligten als Ziel anvisiert. Unteraufgaben und Prioritäten werden definiert und strukturiert.
│ Als Resultat erhalten die Projektbeteiligten konkrete Unterziele.

Einrichten, Testläufe ausführen

Sie haben nun die Chance, Ihre Datenflüsse passend mit dem Einrichter zu besprechen, um über KI neue Transparenz und Effizienz zu schaffen.
│ Die gemeinsame Basis der Kommunikation bieten die SOLL-Prozesse.

Hardware bestellen und einbinden

Nachdem die Software-Lösung eingerichtet wurde, werden die Anforderungen an fehlender oder zu erweiternder Hardware sichtbar.
│ Wir ermitteln, sondieren und bereiten alles Nötige vor, damit es für Sie ein Leichtes wird zu bestellen.

Stammdatenmanagement

Die Stammdaten sind das Gold des Unternehmens, so sagt man. Denn ohne Stammdaten existiert keine Grundlage, auf die KI oder Automatisierung zurückgreifen kann. Sie übertragen und/oder legen Ihre Stammdaten an.
│ Wir unterstützen Sie in der Definition zukünftiger Verantwortlichkeiten, die den Sollprozess „Stammdatenpflege“ kompetent ausführen.

Handlungsanweisungen definieren

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, daher stecken wir meist sehr tief in den alten Prozessen. Um die Erzeugung von Fehlinterpretationen vorzubeugen, ist es wichtig, die Bedienung der Systeme für alle Nutzer einheitlich zu gestalten.
│ Sie erhalten von uns bebilderte Handlungsanweisungen für Ihre Nutzer.

ISO aktualisieren

Bei bestehender ISO-Zertifizierung ist eine Aktualisierung der Schritt zum Next Level.
│ Wir unterstützen Sie gerne in der Aktualisierung Ihrer ISO-Zertifizierung.

Energiekosten sparen Prozesskosten sparen

Beispiel einer Prozesslandkarte

IST-Prozesse Buchhaltung

Die erste Ist-Analyse zeigte, das immer noch sehr viele Papierbelege aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden.

Diese Daten waren wichtig um die Anforderungen an das DMS zu definieren. Es wurden danach die restlichen Papierquellen durch Gespräche mit den externen Lieferanten umgestellt und eine zentraler Datenworkflor erarbeitet.

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