Manuelle Prozesse in Vertrieb, Einkauf und Technik automatisieren.
MATIK verbindet E-Mails, PDFs, Excel-Dateien und technische Dokumente mit Ihren bestehenden ERP-, CRM-, DMS- und PDM-Systemen. So müssen Ihre Mitarbeiter weniger sortieren, übertragen, vergleichen und nachfassen – und können mit den vorhandenen Ressourcen mehr Vorgänge zuverlässig bearbeiten.
Ihr ERP ist digital. Die Arbeit dazwischen häufig nicht.
Viele mittelständische Unternehmen verfügen längst über ERP, CRM, DMS oder PDM. Trotzdem beginnt der tägliche Ablauf in einem Postfach, einer PDF-Datei, einer Excel-Liste oder einer technischen Zeichnung.
Informationen werden gelesen, kopiert, verglichen, weitergeleitet und mehrfach in verschiedene Systeme eingetragen. Rückfragen laufen per E-Mail, Abweichungen werden spät erkannt und der aktuelle Bearbeitungsstand hängt vom Wissen einzelner Mitarbeiter ab.
Genau an diesen Übergängen setzt MATIK an.
Eingänge müssen manuell sortiert werden
Anfragen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Serviceanliegen treffen in verschiedenen Postfächern und Formaten ein. Mitarbeiter müssen zunächst erkennen, worum es geht und wer zuständig ist.
Daten werden mehrfach übertragen
Kundendaten, Artikelnummern, Mengen, Preise und Termine werden aus Dokumenten gelesen und anschließend manuell in ERP, CRM, Excel oder andere Systeme übernommen.
Abweichungen werden zu spät erkannt
Unpassende Preise, Mengen, Liefertermine, Zeichnungsstände oder fehlende Informationen fallen häufig erst auf, wenn der Vorgang bereits weiterbearbeitet wurde.
Fachwissen hängt an einzelnen Personen
Nur erfahrene Mitarbeiter wissen, welche Ausnahme wie zu behandeln ist. Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel entstehen Wartezeiten und Unsicherheit.
Der Schlüssel zu echter Transformation.
Sieh in diesem kurzen Video, warum sie für Unternehmen eine der wirksamsten Grundlagen für Transformation und Digitalisierung ist.
Wir automatisieren die Abläufe, in denen täglich Zeit verloren geht.
Wir beginnen nicht mit einem beliebigen KI-Tool, sondern mit einem klar abgegrenzten Geschäftsprozess. Gemeinsam legen wir fest, welche Informationen benötigt werden, welche Regeln gelten, welche Systeme beteiligt sind und wann ein Mitarbeiter entscheiden soll.
Anfrage- und Auftragseingang automatisieren
Eingehende E-Mails und Anhänge werden erkannt, klassifiziert und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Kunden, Artikel, Mengen, Termine und Anforderungen werden ausgelesen und mit vorhandenen Stamm-, Angebots- oder Auftragsdaten verglichen.
Der Workflow kann anschließend einen Vorgang im ERP oder CRM vorbereiten, Rückfragen erstellen, Aufgaben zuweisen oder den Auftrag nach einer Freigabe anlegen.
Auftragsbestätigungen, Einkauf und Liefertermine prüfen
Auftragsbestätigungen von Lieferanten werden automatisch gelesen und mit der zugrunde liegenden Bestellung verglichen. Preise, Mengen, Artikelnummern, Liefertermine und Zahlungsbedingungen werden geprüft.
Stimmen die Angaben überein, kann der Vorgang automatisch weitergeführt werden. Bei Abweichungen erhält der zuständige Mitarbeiter eine strukturierte Prüfaufgabe. Fehlende Auftragsbestätigungen oder Liefertermine können automatisch nachgehalten werden.
Technische Dokumente, Zeichnungen und Stücklisten auswerten
KI kann wiederkehrende Informationen aus technischen Dokumenten, Zeichnungen, Leistungsverzeichnissen und Stücklisten erkennen und für die weitere Bearbeitung strukturieren.
Abhängig vom Anwendungsfall werden Merkmale, Positionen, Materialangaben, Maße oder Dokumentenstände mit Stammdaten, PDM-, ERP- oder Projektdaten verglichen. Technisch oder wirtschaftlich relevante Entscheidungen bleiben dabei unter menschlicher Kontrolle.
Produktionsplanung und operative Steuerung unterstützen
MATIK verbindet Auftrags-, Material-, Ressourcen- und Planungsdaten und bereitet sie für operative Entscheidungen auf. Veränderungen und Störungen können hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Termine, Reihenfolge und Auslastung analysiert werden.
Die Lösung erstellt Vorschläge und macht Zielkonflikte sichtbar. Die endgültige Entscheidung bleibt bei den verantwortlichen Mitarbeitern.
E-Mail-, Service- und Vorgangsbearbeitung automatisieren
Eingehende Nachrichten werden nach Inhalt, Dringlichkeit, Kunde und Vorgangsart sortiert. Der Workflow kann Informationen aus Anhängen übernehmen, einen Vorgang anlegen, Aufgaben verteilen und Antwortentwürfe vorbereiten.
Statt jedes Postfach einzeln zu durchsuchen, erhalten die Mitarbeiter eine strukturierte Übersicht über offene, kritische und bereits bearbeitete Vorgänge.
KI liest. Ihre Regeln entscheiden. Ihre Systeme führen aus.
Zuverlässige Prozessautomatisierung entsteht nicht allein durch künstliche Intelligenz. MATIK kombiniert KI für unstrukturierte Inhalte mit festen Geschäftsregeln, vorhandenen Stammdaten, Systemschnittstellen und menschlichen Freigaben.
1. Informationen erfassen
Der Workflow übernimmt Informationen aus E-Mails, Anhängen, PDF-Dateien, Excel-Listen, Bildern, Formularen oder technischen Dokumenten.
2. Inhalte verstehen
Dokumentenart, Absender, Kunde, Artikel, Mengen, Termine, Anforderungen und weitere relevante Merkmale werden erkannt und strukturiert.
3. Daten und Regeln prüfen
Die erkannten Informationen werden mit Angeboten, Bestellungen, Stammdaten, Toleranzen und individuell definierten Geschäftsregeln abgeglichen.
5. Ausnahmen überwachen
Unklare, unvollständige oder wirtschaftlich relevante Fälle werden nicht verdeckt weiterverarbeitet. Sie erscheinen mit den erkannten Informationen und dem konkreten Prüfgrund in einer strukturierten Ausnahmeliste.
Standardfälle werden schnell und nachvollziehbar bearbeitet. Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf die Vorgänge, bei denen Erfahrung und Entscheidung tatsächlich erforderlich sind.
Analyse und Erstgespräch
Wir verstehen deine Ausgangssituation, Ziele und Herausforderungen und identifizieren erste Bereiche, in denen KI sinnvoll eingesetzt werden kann.
Prozessanalyse und Potenzialerkennung
Wir analysieren deine Arbeitsprozesse im Detail und machen sichtbar, wie dein Unternehmen tatsächlich arbeitet und wo Engpässe, Zeitverluste oder unklare Abläufe entstehen.
Strukturierung und Visualisierung
Die aufgenommenen Informationen übertragen wir in eine klare, visuell verständliche Prozesslandkarte, die dein Unternehmen abbildet.
Entwicklung der KI Strategie
Wir entwickeln eine klare Strategie und definieren konkrete Anwendungsfälle, die exakt zu deinen Prozessen passen und echten Mehrwert schaffen.
Umsetzung und Begleitung
Auf Basis der Prozesslandkarte entwickeln wir konkrete Handlungsempfehlungen – von Prozessverbesserungen bis zu Automatisierung und KI-Einsatz.
Übergabe, Abstimmung und Weiterentwicklung
Du erhältst funktionierende Lösungen sowie eine klare Struktur für den Einsatz im Unternehmen. Auf Wunsch begleiten wir dich weiter bei der Abstimmung, Optimierung und nachhaltigen Weiterentwicklung.
In einer kostenfreien Erstberatung prüfen wir deine aktuelle Situation und zeigen erste Potenziale auf.
Lass uns gemeinsam Ihre Prozesse mit KI effizienter und zukunftssicher gestalten
Keine KI-Show. Ein messbarer Geschäftsprozess.
Vor Beginn der Umsetzung legen wir gemeinsam fest, woran der Erfolg des Projekts gemessen wird. Nicht die Anzahl eingesetzter KI-Funktionen entscheidet, sondern die Verbesserung im Tagesgeschäft.
Bearbeitungszeit je Vorgang
Wie viele Minuten benötigt ein Mitarbeiter heute und nach der Einführung?
Anzahl manueller Berührungen
Wie viele Minuten benötigt ein Mitarbeiter heute und nach der Einführung?
Durchlauf- und Reaktionszeit
Wie lange dauert es vom Eingang bis zur vollständigen Bearbeitung?
Fehler- und Abweichungsquote
Wie häufig entstehen Übertragungsfehler, unvollständige Vorgänge oder verspätet erkannte Abweichungen?
Automatisierungsquote
Welcher Anteil der klaren Routinefälle kann ohne manuelle Bearbeitung abgeschlossen oder entscheidungsreif vorbereitet werden?
Deine Vorteile durch KI Lösungen
Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
KI übernimmt zeitaufwendige Routinearbeiten und entlastet deine Mitarbeiter im Alltag.
Schnellere und bessere Entscheidungen
Daten werden automatisch ausgewertet und liefern dir klare Entscheidungsgrundlagen.
Effizientere Prozesse im gesamten Unternehmen
Arbeitsabläufe werden gezielt optimiert und durch KI sinnvoll unterstützt.
Entlastung von Teams und Fachkräften
Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren statt auf manuelle Tätigkeiten.
Messbare Zeit und Kosteneinsparungen
Optimierte Prozesse und automatisierte Abläufe führen direkt zu geringeren Kosten.
Skalierbare Lösungen für zukünftiges Wachstum
KI Lösungen wachsen mit deinem Unternehmen und passen sich neuen Anforderungen an.
Warum MATIK mehr ist als eine klassische KI-Agentur
Prozessverständnis vor Programmierung
Wir untersuchen zunächst den tatsächlichen Ablauf mit allen Übergaben, Verantwortlichkeiten, Datenquellen und Ausnahmen. Erst danach wird festgelegt, welche Schritte automatisiert werden sollen.
Technisches und industrielles Verständnis
Wir sprechen nicht nur über Chatbots. Wir verstehen Anfragen, Angebote, Artikelstämme, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Stücklisten, Zeichnungen, Materialflüsse und Produktionsprozesse.
Analyse, Entwicklung und Integration aus einem Team
Prozessspezialisten, Automatisierungsexperten und Softwareentwickler arbeiten gemeinsam am gleichen Zielprozess. Dadurch entsteht kein Bruch zwischen Beratungskonzept und technischer Umsetzung.
Ihre bestehenden Systeme bleiben im Einsatz
Eine Prozessautomatisierung erfordert nicht automatisch ein neues ERP. Wir prüfen, wie sich vorhandene Systeme über Schnittstellen, Datenbanken, strukturierte Dateien oder definierte Übergaben verbinden lassen.
Wirtschaftlichkeit und Förderung werden mitgedacht
Wir betrachten nicht nur die technische Machbarkeit, sondern auch Aufwand, Nutzen und Investitionsrisiko. Soweit geeignete Programme verfügbar sind, prüfen wir zusätzlich die Förderfähigkeit des Vorhabens.
Downloads
KI Broschüre
15.34 MB
In dieser Broschüre erfährst du, wie Unternehmen KI sinnvoll und praxisnah einsetzen können. Du erhältst Einblicke in typische Einsatzbereiche, den Ablauf einer KI-Einführung und die Frage, wie passende Lösungen ausgewählt und in bestehende Prozesse integriert werden.
Herunterladen
Wann sich eine Zusammenarbeit mit MATIK besonders lohnt
Sie bearbeiten viele wiederkehrende Vorgänge
In Ihrem Unternehmen gehen regelmäßig Anfragen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, technische Dokumente oder Serviceanliegen ein.
Ihre Mitarbeiter übertragen Informationen manuell
Daten werden aus E-Mails, PDFs oder Excel-Dateien gelesen und anschließend in ERP, CRM, DMS, PDM oder andere Anwendungen eingetragen.
Sie verfügen bereits über Systeme – aber nicht über durchgängige Abläufe
Das Problem ist nicht das völlige Fehlen von Software, sondern die manuelle Arbeit zwischen den vorhandenen Lösungen.
Sie wollen ein konkretes Ergebnis statt eines allgemeinen KI-Workshops
Sie möchten einen abgegrenzten Prozess verbessern und den Nutzen anhand von Zeit, Qualität, Durchlaufzeit oder Kapazität bewerten.
Häufige Fragen zur KI-Prozessautomatisierung
In den meisten Projekten nicht. Wir prüfen zunächst die vorhandene Systemlandschaft und die verfügbaren Schnittstellen. Je nach System kann die Anbindung über API, Datenbank, strukturierten Dateiaustausch, E-Mail oder andere definierte Übergaben erfolgen.
Das prüfen wir zu Beginn. Vollständig perfekte Daten sind selten erforderlich. Wichtig ist, dass Datenqualität, Pflichtfelder, Toleranzen und Ausnahmen bekannt sind. Falls notwendig, werden zusätzliche Validierungen oder Bereinigungsschritte in den Workflow eingebaut.
Ja. Deshalb verbinden wir KI nicht unkontrolliert mit geschäftskritischen Entscheidungen. Erkennungssicherheit, feste Prüfregeln, Stammdatenabgleich und menschliche Freigaben werden so kombiniert, dass unklare Fälle sichtbar bleiben.
Das hängt insbesondere von Dokumentenvielfalt, Systemzugängen, Schnittstellen und Anzahl der Prüfregeln ab. Nach dem Automatisierungscheck erhalten Sie einen konkreten Projektplan für einen klar abgegrenzten Pilotprozess.
Grundsätzlich kommen E-Mail-Systeme, Microsoft 365, CRM, ERP, DMS, PDM, Datenbanken und Fachanwendungen infrage. Die konkrete technische Machbarkeit wird vor Beginn der Entwicklung geprüft.
Ja. Ein sinnvoller Einstieg umfasst häufig einen Dokumententyp, einen klaren Prozess, ein Zielsystem und eine definierte menschliche Freigabe. Weitere Dokumente und Prozessschritte werden erst nach erfolgreichem Test ergänzt.
Das hängt von Programm, Standort, Unternehmensgröße, Projektinhalt und Zeitpunkt ab. Förderanträge müssen häufig vor Auftragserteilung oder Projektbeginn gestellt werden. Deshalb sollte die Förderprüfung frühzeitig erfolgen.
Auf Wunsch begleiten wir den produktiven Betrieb, überwachen Ausnahmen, passen Regeln an und entwickeln den Workflow bei veränderten Prozessen oder Systemen weiter.
Unsere Kunden
